QUY TRÌNH THANH TOÁN CHI PHÍ CHUYÊN MÔN

Ngày 17-03-2015

Quy trình 1: Quy trình thanh toán tiền thỉnh giảng

1.1. Đối với thỉnh giảng hệ chính quy 1.2. Đối với thỉnh giảng sau đại học (liên kết đào tạo quốc tế) 1.3. Thỉnh giảng đối với hệ vừa học vừa làm các Khoa

1.1. Đối với thỉnh giảng hệ chính quy

NỘI DUNG:

 

TT

Trách nhiệm

Mô tả cách thức thực hiện

Thời gian

Biểu mẫu

1

Tổ Đào tạo;

Khoa chuyên môn;

Ban Đào tạo.

Ban Giám đốc.

Căn cứ vào xác nhận của các Tổ bộ môn về việc không bố trí được giảng viên giảng dạy học phần, Tổ đào tạo của các khoa đào tạo tiến hành làm tờ trình mời giảng viên thỉnh giảng trình lãnh đạo khoa ký để báo cáo Ban Đào tạo và Ban Giám đốc về việc mời giảng viên. Sau xem xét, ban Đào tạo ký xác nhận và trình Giám đốc phê duyệt. Sau đó, Tổ đào tạo cùng với Bộ phận Tài chính khoa lập Hợp đồng thỉnh giảng với giảng viên trình trưởng Ban KHTC và Ban Giám đốc phê duyệt.

Trước khi giảng dạy ít nhất 30 ngày

 

2

Khoa đào tạo;
Ban KHTC

Ban Giám đốc.

Sau khi hoàn thành khoá giảng dạy và các nghĩa vụ liên quan, Tổ đào tạo các khoa chuyên môn lập Biên bản thanh lý hợp đồng, giảng viên thỉnh giảng cùng với Bộ phận Tài chính của khoa lập hồ sơ đề nghị thanh toán trình Trưởng Ban KHTC  và Giám đốc phê duyệt.

- Giảng viên: Chậm nhất 15 ngày sau khi kết thúc giảng

- Ban ĐT, Khoa: Chậm nhất 10 ngày sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ

 

3

Ban KHTC,

Ban Giám đốc

Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập chứng từ chuyển tiền kèm hồ sơ để chi trả.

Chậm nhất sau 5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ chuyển tiền thanh toán.

 

 

 BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

TT

Tên biểu mẫu

Mã số của

biểu mẫu

Thời gian

lưu

Nơi lưu

1

Kế hoạch giảng dạy

--

Theo quy định

Ban KHTC

2

Tờ trình mời giảng viên thỉnh giảng

--

Theo quy định

Ban KHTC

3

Hợp đồng giảng dạy

--

Theo quy định

Ban KHTC

4

Phiếu báo giảng (nếu có)

--

Theo quy định

Ban KHTC

5

Biên bản thanh lý hợp đồng

--

Theo quy định

Ban KHTC

6

Bảng xác nhận hoàn thành khối lượng giảng dạy của Bộ phận đào tạo

--

Theo quy định

Ban KHTC

7

Giấy đề nghị thanh toán

C37-HD

Theo quy định

Ban KHTC

8

Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản; ủy nhiệm chi

C2-02-NS

Theo quy định

Ban KHTC

 1.2. Đối với thỉnh giảng sau đại học (liên kết đào tạo quốc tế)

NỘI DUNG: 

TT

Trách nhiệm

Mô tả cách thức thực hiện

Thời gian

Biểu mẫu

1

 

Ban Đào tạo;
Khoa, ngành đào tạo;
Ban Giám đốc

Căn cứ vào khung chương trình đào tạo trong đề án đã được phê duyệt, Kế hoạch đào tạo và xác nhận của các Khoa, Ngành đào tạo về việc không bố trí được giảng viên, Tổ Đào tạo làm tờ trình cho Lãnh đạo khoa ký xác nhận đề nghị Giám đốc phê duyệt. Sau đó, Tổ đào tạo cùng với Bộ phận Tài chính khoa lập Hợp đồng thỉnh giảng với giảng viên trình trưởng Ban KHTC và Ban Giám đốc. Tổ Đào tạo cấp Phiếu báo giảng cho giảng viên

Lập hợp đồng, Phiếu báo giảng chậm nhất là 30 ngày trước ngày giảng dạy.

 

2

Khoa, ngành đào tạo; Ban KHTC.

Sau khi hoàn thành chuyên đề giảng dạy và các nghĩa vụ liên quan, Khoa lập Biên bản thanh lý hợp đồng, Tổ Khảo thí và đảm bảo chất lượng xác nhận giảng viên đã nộp điểm, đề thi hết chuyên đề; Giảng viên thỉnh giảng lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi khoa, ngành đào tạo kiểm tra xác nhận, Bộ phận tài chính căn cứ vào định mức QCCTNB lập bảng thanh toán tiền thỉnh giảng có xác nhận của Lãnh đạo khoa, sau đó trình trưởng Ban KHTC và Ban Giám đốc phê duyệt.

- Giảng viên: Chậm nhất 15 ngày sau khi kết thúc giảng

- Ban ĐT, Khoa: Chậm nhất 10 ngày sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ

 

3

Ban KHTC

Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập giấy chuyển tiền và toàn bộ hồ sơ liên quan để thanh toán cho giảng viên.

Chậm nhất sau 5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ chuyển tiền thanh toán.

 

 BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

TT

Tên biểu mẫu

Mã số của

biểu mẫu

Thời gian

lưu

Nơi lưu

1

Tờ trình mời giáo viên thỉnh giảng

--

Theo quy định

Ban KHTC

2

Hợp đồng thỉnh giảng

--

Theo quy định

Ban KHTC

3

- Phiếu báo giảng:

- Các hồ sơ nộp một lần:

+ Đề án mở ngành được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

+ Kế hoạch năm học cho toàn khoá.

+Dự toán kinh phí cho toàn khóa học.

+ Hợp đồng (hoặc thoả thuận hợp tác) với trường đối tác

--

Theo quy định

Ban KHTC

4

Bảng thanh toán tiền thỉnh giảng (trong đó ghi rõ: tên giảng viên, tài khoản thanh toán cá nhân, mã số thuế cá nhân, số chứng minh thư nhân dân)

--

Theo quy định

Ban KHTC

5

Biên bản thanh lý hợp đồng

--

Theo quy định

Ban KHTC

6

Xác nhận hoàn thành khối lượng giảng dạy của Khoa.                                   

--

Theo quy định

Ban KHTC

7

Giấy đề nghị thanh toán

C37-HD

Theo quy định

Ban KHTC

8

Phiếu chi tiền mặt hoặc giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, ủy nhiệm chi

C2-02-NS

Theo quy định

Ban KHTC

 1.3. Thỉnh giảng đối với hệ tại chức ngoài các Khoa

NỘI DUNG:

TT

Trách nhiệm

Mô tả cách thức thực hiện

Thời gian

Biểu mẫu

1

Tổ Đào tạo các Khoa

Hồ sơ gửi 1 lần: Khi có phát sinh các lớp đào tạo ngoài khoa. Sau khi các khoa hoàn thành thủ tục tuyển sinh và mở lớp gửi cho Ban KHTC các hồ sơ sau đây:

Trước khi giảng dạy ít nhất 30 ngày

 

2

Giảng viên;
Tổ Đào tạo; Khoa và ngành đào tạo;

Ban KHTC

Căn cứ vào đề nghị của các Bộ môn, ngành đào tạo về việc không bố trí được giảng viên, Tổ đào tạo của các khoa đào tạo tiến hành làm tờ trình mời giảng viên thỉnh giảng trình lãnh đạo khoa ký để báo cáo Ban Đào tạo và Ban Giám đốc về việc mời giảng viên. Sau xem xét, ban Đào tạo ký xác nhận và trình Giám đốc phê duyệt. Sau đó, Tổ đào tạo cùng với Bộ phận Tài chính khoa lập Hợp đồng thỉnh giảng với giảng viên trình trưởng Ban KHTC và Ban Giám đốc phê duyệtđồng thời đề xuất mời giảng viên thỉnh giảng với Lãnh đạo các khoa tiến hành ký Hợp đồng thỉnh giảng. Tổ Đào tạo cấp Phiếu báo giảng cho giảng viên thỉnh giảng trong đó ghi rõ tên giáo viên thỉnh giảng; tên chuyên đề, học phần; số tiết; số lượng tín chỉ hoặc học trình; tên lớp giảng dạy, địa điểm giảng dạy, thời gian giảng dạy, mã số thuế.

Lập hợp đồng và Phiếu báo giảng chậm nhất là 30 ngày trước ngày giảng dạy.

 

3

Tổ Đào tạo và Lãnh Đạo khoa;

Ban KHTC

Sau khi đi hoàn thành chương trình giảng dạy và thực hiện các nghĩa vụ liên quan, giảng viên thỉnh giảng tập hợp hồ sơ thanh toán: nộp Phiếu báo giảng có chữ ký xác nhận của đơn vị liên kết về việc đã hoàn thành chương trình giảng dạy, nộp đề thi hết học phần cho Tổ Đào tạo. Tổ đào tạo của các Khoa lập Biên bản thanh lý hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ thanh toán bao gồm cả các chứng từ thanh toán tàu xe và phụ cấp lưu trú gửi cho bộ phận tài chính của Khoa trình Trưởng Ban KHTC để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót sẽ điều chỉnh và thống nhất trình lãnh đạo Khoa ký và trìnhvà Ban Giám đốc phê duyệt.

Tổ Đào tạo và Bộ phận Tài chính: Hoàn thiện hồ sơ thanh toán chậm nhất sau 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ kết thúc chương trình giảng dạy

 

4

Ban KHTC

Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Bảng Tổng hợp thanh toán và lập chứng từ và toàn bộ hồ sơ có liên quan chuyển làm thủ tục thanh toán.

Chậm nhất sau 5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ;

 

BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

TT

Tên biểu mẫu

Mã số của

biểu mẫu

Thời gian

lưu

Nơi lưu

1

Quyết định trúng tuyển (mở lớp)

--

Theo quy định

Ban KHTC

2

Hợp đồng liên kết đào tạo

--

Theo quy định

Ban KHTC

3

Kế hoạch đào tạo hàng kỳ

--

Theo quy định

Ban KHTC

4

Quyết định thu học phí và các văn bản khác (nếu có);

--

Theo quy định

Ban KHTC

5

Kế hoạch mời giảng viên thỉnh giảng được Giám đốc phê duyệt

--

Theo quy định

Ban KHTC

6

Hợp đồng thỉnh giảng

--

Theo quy định

Ban KHTC

7

Phiếu báo giảng

--

Theo quy định

Ban KHTC

8

Bảng thanh toán tiền thỉnh giảng (trong đó ghi rõ: tên giảng viên, tài khoản thanh toán cá nhân, mã số thuế cá nhân, số chứng minh thư nhân dân);

--

Theo quy định

Ban KHTC

9

Biên bản thanh lý hợp đồng

--

Theo quy định

Ban KHTC

10

Xác nhận hoàn thành khối lượng giảng dạy của Khoa.                                  

--

Theo quy định

Ban KHTC

11

Bảng tổng hợp đề nghị thanh toán tiền tàu xe đi lại, phụ cấp lưu trú, ra đề thi, tiền giảng dạy cho giảng viên. Và các hoá đơn chứng từ có liên quan

--

Theo quy định

Ban KHTC

12

Giấy đề nghị thanh toán.

C37-HD

Theo quy định

Ban KHTC

13

Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản; ủy nhiệm chi.

C2-02-NS

Theo quy định

Ban KHTC

 

Các bài liên quan