QUY TRÌNH THANH TOÁN CÁC DỊCH VỤ MUA NGOÀI, TIẾP KHÁCH, HỘI NGHỊ HỘI THẢO, ĐOÀN RA, ĐOÀN VÀO

Ngày 17-03-2015

Quy trình 5: Quy trình thanh toán đoàn ra

Quy trình 5: Quy trình thanh toán đoàn ra

5.1. Quy trình thanh toán mua vé máy bay cho đoàn ra

a. Quy trình tạm ứng mua vé máy bay

TT

Trách nhiệm

Mô tả cách thức thực hiện

Thời gian

Biểu mẫu

1

1-Các đơn vị có liên quan;

2-Ban HTQT; 3-Ban KHTC;
4- Ban Giám đốc.

Căn cứ vào thư mời của phía đối tác, Quyết định cử đi công tác nước ngoài được cấp có thẩm quyền ký, kế hoạch làm việc và điều khoản của hợp đồng để lập Giấy đề nghị tạm ứng chuyển tiền mua vé máy bay kèm các hồ sơ theo quy định gửi Ban KHTC. Thư mời phải được dịch sang tiếng Việt và có xác nhận của người dịch có đủ năng lực và trình độ. Ban KHTC kiểm tra, rà soát trình Ban Giám đốc phê duyệt.

 

Đơn vị được giao nhiệm vụ phải hoàn thành hồ sơ đặt vé máy bay 5 ngày trước ngày khởi hành.

 

2

 

Ban KHTC;
Ban Giám đốc.

Sau khi được phê duyệt, Ban KHTC lập Bảng kê chứng từ thanh toán và Giấy rút dự toán kèm theo hồ sơ liên quan gửi Kho bạc Nhà nước để chuyển tạm ứng cho đơn vị cung cấp vé máy bay.

Chậm nhất 7 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ

 

BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

TT

Tên biểu mẫu

Mã số của

biểu mẫu

Thời gian

Lưu

Nơi lưu

1

Kế hoạch làm việc

--

10 năm

Ban Kế hoạch tài chính

2

Lịch làm việc

--

3

Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài được cấp có thẩm quyền phê duyệt

--

4

Dự toán đoàn đi công tác nước ngoài được Ban Giám đốc phê duyệt

Mẫu 01

5

Tờ trình mua vé máy bay được duyệt

Mẫu 02

6

Thư mời của phía đối tác (bản gốc và bản dịch);

--

7

Quyết định cử đi công tác nước ngoài

--

8

Hồ sơ chào giá của ít nhất 3 đơn vị cung cấp vé máy bay

--

9

Biên bản xét duyệt giá

--

10

Quyết định phê duyệt chỉ định thầu (đối với giá trị hợp đồng nhỏ hơn 100 triệu đồng) hoặc Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh (đối với hợp đồng lớn hơn 100 triệu đồng

--

11

Hợp đồng mua bán vé máy bay

--

12

Hồ sơ thanh toán các bước 1.

--

13

Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, ủy nhiệm chi;

C2-02-NS

b. Quy trình thanh toán tạm ứng và thanh toán không qua tạm ứng mua vé máy bay

NỘI DUNG:

TT

Trách nhiệm

Mô tả cách thức thực hiện

Thời gian

Biểu mẫu

1

1- Trưởng đoàn;
2- Ban HTQT;
3- Ban KHTC;
4- Ban Giám đốc.

Chậm nhất là 15 ngày sau khi kết thúc chuyến công tác nước ngoài, trưởng Đoàn công tác căn cứ vào Biên bản thanh lý hợp đồng mua vé máy bay để lập Giấy thanh toán tạm ứng (theo mẫu) kèm theo hồ sơ thanh toán theo quy định gửi cho Ban KHTC. Hoá đơn tài chính phải ghi đầy đủ ngày tháng, số lượng, đơn giá. Ban KHTC kiểm tra, rà soát trình Ban Giám đốc phê duyệt.

Thanh toán không qua tạm ứng: bao gồm hồ sơ như bước 1 mục a1 trên đây và kèm theo hồ sơ như thanh toán hoàn ứng.

Chậm nhất là 15 ngày sau khi đoàn về nước đơn vị được giao nhiệm vụ phải làm thủ tục thanh toán.

 

2

1- Ban KHTC;
2- Ban Giám đốc.

Sau khi được phê duyệt, Ban KHTC lập Bảng kê chứng từ thanh toán với Kho bạc kèm theo hồ sơ thanh toán để làm thủ tục thanh toán cho đoàn

Chậm nhất 7 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

 

 

BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

TT

Tên biểu mẫu

Mã số của

biểu mẫu

Thời gian

Lưu

Nơi lưu

1

Giấy thanh toán tạm ứng

C33-HD

10 năm

Ban KHTC

2

Hóa đơn tài chính

--

3

Dự toán đã được phê duyệt

--

4

Biên bản giao nhận hoặc bàn giao vé máy bay

--

5

Biên bản thanh lý hợp đồng

--

6

Vé điện tử kèm theo thẻ lên máy bay và các hoá đơn chứng từ khác có liên quan

--

7

Hồ sơ thanh toán các bước 1.

--

8

Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, ủy nhiệm chi

C2-02-NS

 

5.2. Quy trình thanh toán các khoản khác liên quan đến đoàn ra

a. Quy trình tạm ứng các khoản khác liên quan đến đoàn ra

NỘI DUNG:

TT

Trách nhiệm

Mô tả cách thức thực hiện

Thời gian

Biểu mẫu

1

1- Các đơn vị có liên quan;

2- Ban KHTC;
3- Ban Giám đốc

Trưởng đoàn căn cứ vào thư mời của phía đối tác, kế hoạch làm việc và Dự toán kinh phí chi tiết của đoàn đã được Giám đốc phê duyệt trừ đi tổng giá trị tiền mua vé máy bay làm Giấy đề nghị tạm ứng kèm các hồ sơ theo quy định gửi Ban KHTC. Thư mời phải được dịch sang tiếng Việt và có xác nhận của người dịch có đủ năng lực và trình độ. Ban KHTC kiểm tra, rà soát trình Ban Giám đốc phê duyệt.

 

Chậm nhất 10 ngày trước khi đoàn đi, đơn vị có liên quan chuyển hồ sơ tạm ứng đến Ban KHTC

 

2

 

Ban KHTC;
Ban Giám đốc.

Sau khi được phê duyệt, Ban KHTC lập Bảng kê chứng từ thanh toán với Kho bạc kèm theo hồ sơ thanh toán để làm thủ tục thanh toán cho đoàn.

5 ngày sau khi đủ hồ sơ

 

 

BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

TT

Tên biểu mẫu

Mã số của

biểu mẫu

Thời gian

Lưu

Nơi lưu

1

Kế hoạch làm việc

--

10 năm

Ban KHTC

2

Lịch làm việc

--

3

Thư mời của phía đối tác (bản gốc và bản dịch);

--

4

Quyết định cử đi công tác nước ngoài

--

5

Dự toán kinh phí chi tiết

Mẫu 01

6

Hồ sơ thanh toán các bước 1

 

7

Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, ủy nhiệm chi

C2-02-NS

b. Quy trình thanh toán tạm ứng các khoản khác liên quan đến đoàn ra

NỘI DUNG:

TT

Trách nhiệm

Mô tả cách thức thực hiện

Thời gian

Biểu mẫu

1

1- Các đơn vị có liên quan;

2- Ban KHTC;
3- Ban Giám đốc

Thanh toán tạm ứng: Trưởng đoàn lập Giấy thanh toán tạm ứng (theo mẫu), Bảng tổng hợp kinh phí đề nghị quyết toán kèm theo hồ sơ thanh toán theo quy định gửi cho Ban KHTC. Ban KHTC kiểm tra, rà soát trình Ban Giám đốc phê duyệt.

Thanh toán không qua tạm ứng: bao gồm hồ sơ như bước 1 mục a trên đây và kèm theo hồ sơ như thanh toán hoàn ứng.

Chậm nhất là 15 ngày sau khi đoàn về nước đơn vị được giao nhiệm vụ phải làm thủ tục thanh toán.

 

 

2

 

Ban KHTC;
Ban Giám đốc.

Sau khi được phê duyệt, Ban KHTC lập Bảng kê chứng từ thanh toán với Kho bạc kèm theo hồ sơ thanh toán để làm thủ tục thanh toán cho đoàn

5 ngày sau khi đủ hồ sơ

 

 

BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

TT

Tên biểu mẫu

Mã số của

biểu mẫu

Thời gian

Lưu

Nơi lưu

1

Giấy thanh toán tạm ứng

C33-BB

10 năm

Ban KHTC

2

Bảng tổng hợp kinh phí đề nghị quyết toán có xác nhận của Ban HTQT

--

3

Dự toán kinh phí đã được duyệt

Mẫu 01

4

Hóa đơn tài chính (nếu có);

--

5

Đối với các nội dung thanh toán theo phương thức khoán phải có danh sách ký nhận của từng cán bộ đi công tác

--

6

Hợp đồng bảo hiểm, Giấy chứng nhận bảo hiểm; Hóa đơn tài chính về bảo hiểm; Biên bản thanh lý hợp đồng bảo hiểm

--

7

Hồ sơ thanh toán các bước 1

--

8

Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, ủy nhiệm chi

Mẫu 02

Các bài liên quan