QUY TRÌNH THANH TOÁN CÁC KHOẢN CHI CHO CÁ NHÂN

Ngày 17-03-2015

Quy trình 1: Quy trình thanh toán tiền mua sắm, sửa chữa tài sản, vật tư, thiết bị , công cụ, dụng cụ

Quy trình 1: Quy trình thanh toán tiền mua sắm, sửa chữa tài sản, vật tư, thiết bị , công cụ, dụng cụ

Quy trình 1.1: Quy trình Thanh toán đối với mua sắm, sửa chữa tài sản, vật tư, công cụ dụng cụ có giá trị dưới 10.000.000 đồng

NỘI DUNG:

TT

Trách nhiệm

Mô tả cách thức thực hiện

Thời gian

Biểu mẫu

1

Các đơn vị có nhu cầu;

Ban CSVC;

Ban KHTC;

Ban Giám đốc

Căn cứ vào kế hoạch năm học, kế hoạch công tác của các đơn vị, khi có nhu cầu mua vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thiết bị… lập tờ trình đề xuất gửi Ban CSVC kiểm tra, rà soát trình Giám đốc phê duyệt. Nếu trong kho còn Ban CSVC phối hợp với Ban KHTC làm thủ tục xuất kho.

Khi có nhu cầu phát sinh

 

2

 

Văn phòng;

Ban KHTC;

Ban Giám đốc

Nếu kho hết, Ban CSVC đề xuất và lập dự toán kinh phí gửi Ban KHTC kiểm tra, rà soát và trình Ban Giám đốc phê duyệt Dự toán kinh phí. Sau đó Ban CSVC thực hiện quy trình mua và lập hồ sơ thanh toán.

Khi có phát sinh

 

3

BanKHTC;
Ban Giám đốc.

Hồ sơ thanh toán gửi về Ban KHTC kiểm tra rà soát và trình Ban Giám đốc phê duyệt. Và làm thủ tục chuyển tiền thanh toán cho nhà cung cấp.

Chậm nhất 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ

 

 BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

TT

Tên biểu mẫu

Mã số của

biểu mẫu

Thời gian

Lưu

Nơi lưu

1

Tờ trình cung cấp vật tư

--

10  năm

Ban  KHTC

2

Phiếu xuất kho vật tư;

C21-HD

10  năm

Ban  KHTC

3

Tổng hợp nhu cầu đề xuất và Dự toán kinh phí

--

10  năm

Ban  KHTC

4

Ba báo giá của 3 nhà cung cấp

--

10  năm

Ban  KHTC

5

Biên bản giao nhận vật tư, nguyên vật liệu…

10/TCKT

10  năm

Ban  KHTC

6

Hoá đơn thanh toán, hợp đồng mua bán ..vv

--

10  năm

Ban  KHTC

7

Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu)

C37-HD

10  năm

Ban  KHTC

8

Hồ sơ thanh toán các bước 1,2.

--

10  năm

Ban  KHTC

9

Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, ủy nhiệm chi

C2-02-NS

10  năm

Ban  KHTC

 

Quy trình 1.2: Quy trình Thanh toán đối với trường hợp giá trị mua sắm tài sản, vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị có giá trị trên 10  triệu đồng đến dưới 100 triệu ( Có tạm ứng )

NỘI DUNG:

TT

Trách nhiệm

Mô tả cách thức thực hiện

Thời gian

Biểu mẫu

1

1- Các đơn vị có liên quan;

2- Ban CSVC;

3-Ban KHTC;
4- Ban Giám đốc

Căn cứ vào đề án, kế hoạch năm học, kế hoạch công tác của các đơn vị, khi có nhu cầu mua vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thiết bị… làm tờ trình đề xuất gửi Ban CSVC kiểm tra, rà soát. Nếu trong kho còn Ban CSVC phối hợp với Ban KHTC làm thủ tục xuất kho. Nếu kho hết, Ban CSVC đề xuất và lập dự toán kinh phí gửi Ban KHTC kiểm tra, rà soát và trình Ban Giám đốc phê duyệt Dự toán kinh phí. Sau đó tổ chức đấu thầu mua sắm theo quy định của nhà nước về đấu thầu mua sắm. Tạm ứng không quá 30% giá trị hợp đồng.

Khi có nhu cầu phát sinh

 

2

 

Ban KHTC;

Ban Giám đốc

Sau khi được phê duyệt, Ban KHTC lập chứng từ kèm theo hồ sơ tạm ứng để chuyển tiền tạm ứng.

Chậm nhất 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ

 

 BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

TT

Tên biểu mẫu

Mã số của

biểu mẫu

Thời gian

Lưu

Nơi lưu

1

Tờ trình mua thiết bị, vật tư, nguyên vật liệu các đơn vị khi có nhu cầu hoặc đề án, dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

--

10  năm

Ban KHTC

2

Tổng hợp nhu cầu mua sắm tài sản, vật tư, nguyên vật liệu, công cụ… của các đơn vị

--

10  năm

Ban KHTC

3

Dự toán kinh phí được Ban KHTC xem xét và trình Giám đốc phê duyệt

--

10  năm

Ban KHTC

4

It nhất 03 hồ sơ chào giá của nhà cung cấp

--

10  năm

Ban KHTC

5

Quyết định thành lập hội đồng xét chọn giá

--

10  năm

Ban KHTC

6

Biên bản họp hội đồng xét chọn giá

--

10  năm

Ban KHTC

7

Quyết định phê duyệt đơn vị cung cấp và giá trúng thầu

--

10  năm

Ban KHTC

8

Hợp đồng mua bán

--

10  năm

Ban KHTC

9

Toàn bộ Hồ sơ bước 1 kèm theo giấy đề nghị tạm ứng của nhà cung cấp

--

10  năm

Ban KHTC

10

Giấy rút dự toán hoặc ủy nhiệm chi

C2-02-NS

10  năm

Ban KHTC

 

Quy trình 1.3: Quy trình Thanh toán đối với trường hợp giá trị mua sắm tài sản, vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị có giá trị trên 10  triệu đồng đến dưới 100 triệu (thanh toán tạm ứng hoặc thanh toán không qua tạm ứng)

NỘI DUNG:

TT

Trách nhiệm

Mô tả cách thức thực hiện

Thời gian

Biểu mẫu

1

1- Đơn vị mua sắm vật tư, thiết bị;

2- Ban CSVC;
3- Ban KHTC;
4- Ban Giám đốc.

- Trường hợp thanh toán tạm ứng: Giấy thanh toán tạm ứng kèm theo hồ sơ thanh toán theo quy định gửi cho Ban KHTC. Hoá đơn tài chính phải ghi đầy đủ ngày tháng, số lượng, đơn giá từng loại vật tư, thiết bị mua kèm theo danh mục hàng hóa. Danh mục phải ghi rõ kèm theo số và ngày hóa đơn tài chính. Nếu danh mục có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai. Ban KHTC kiểm tra, rà soát trình Ban Giám đốc phê duyệt.

- Thanh toán không qua tạm ứng: bao gồm hồ sơ như bước 1 mục b1 trên đây và kèm theo hồ sơ như thanh toán hoàn ứng.

Chậm nhất 15 ngày sau khi kết thúc thời gian thực hiện hợp đồng

 

2

 

Ban KHTC;

Ban Giám đốc

Hồ sơ thanh toán được gửi về Ban KHTC kiểm tra, rà soát và trình Ban Giám đốc kí thanh toán. Ban KHTC lập Bảng kê chứng từ thanh toán và Giấy thanh toán tạm ứng kinh phí của Kho bạc kèm theo hồ sơ thanh toán theo quy định gửi Kho bạc để thanh toán tạm ứng hoặc thanh toán thẳng cho nhà cung cấp

Chậm nhất 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ

 

 

 

 

 

 

 

 BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

TT

Tên biểu mẫu

Mã số của

biểu mẫu

Thời gian

Lưu

Nơi lưu

1

Giấy thanh toán tạm ứng hoặc giấy đề nghị thanh toán;

--

10  năm

Ban KHTC

2

Hóa đơn tài chính và danh mục hàng hóa kèm theo (nếu có);

--

10  năm

Ban KHTC

3

Biên bản nghiệm thu

--

10  năm

Ban KHTC

4

Phiếu bảo hành, CO, CQ (nếu có);

--

10  năm

Ban KHTC

5

Biên bản bàn giao vật tư, thiết bị cho đơn vị sử dụng;

--

10  năm

Ban KHTC

6

Biên bản thanh lý hợp đồng

--

10  năm

Ban KHTC

7

Phiếu nhập kho đối với hàng hoá phải nhập kho

C20-HD

10  năm

Ban KHTC

8

Kèm theo hồ sơ bước 1 như mục b1 trên (với trường hợp thanh toán không qua tạm ứng);

--

10  năm

Ban KHTC

9

Giấy đề nghị thanh toán của nhà cung cấp

C37-HD

10  năm

Ban KHTC

10

Bảo lãnh bảo hành (nếu có);

--

10  năm

Ban KHTC

11

Bảng kê chứng từ thanh toán

--

10  năm

Ban KHTC

12

Giấy thanh toán tạm ứng kinh phí Kho bạc

--

10  năm

Ban KHTC

13

Giấy rút dự toán hoặc Ủy nhiệm chi, cam kết chi

--

10  năm

Ban KHTC

14

Kèm theo hồ sơ bước 1

--

10  năm

Ban KHTC

 

Quy trình 1.4: Quy trình Thanh toán trường hợp giá trị mua sắm tài sản, vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị có giá trị từ 100 triệu đến 500 triệu đồng  ( Có tạm ứng )

NỘI DUNG:

TT

Trách nhiệm

Mô tả cách thức thực hiện

Thời gian

Biểu mẫu

1

1- Các đơn vị có liên quan;

2- Ban CSVC;

3-Ban KHTC;
4- Ban Giám đốc

Căn cứ vào đề án, kế hoạch năm học, kế hoạch công tác của các đơn vị, khi có nhu cầu mua vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thiết bị… làm tờ trình đề xuất gửi Ban CSVC kiểm tra, rà soát. Nếu trong kho còn Ban CSVC phối hợp với Ban KHTC làm thủ tục xuất kho. Nếu kho hết, Ban CSVC đề xuất và lập dự toán kinh phí gửi Ban KHTC kiểm tra, rà soát và trình Ban Giám đốc phê duyệt Dự toán kinh phí. Sau đó tổ chức đấu thầu mua sắm theo quy định của nhà nước về đấu thầu mua sắm. Tạm ứng không quá 30% giá trị hợp đồng.

Khi có nhu cầu phát sinh

 

2

 

Ban KHTC;

Ban Giám đốc

Sau khi được phê duyệt, Ban KHTC lập chứng từ kèm theo hồ sơ tạm ứng để chuyển tiền tạm ứng

Chậm nhất 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ

 

 BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

TT

Tên biểu mẫu

Mã số của

biểu mẫu

Thời gian

Lưu

Nơi lưu

1

Tờ trình mua thiết bị, vật tư, nguyên vật liệu các đơn vị khi có nhu cầu hoặc đề án, dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

--

10  năm

Ban KHTC

2

Tổng hợp nhu cầu mua sắm tài sản, vật tư, nguyên vật liệu, công cụ… của các đơn vị

--

10  năm

Ban KHTC

3

Dự toán kinh phí được Ban KHTC xem xét và trình Giám đốc phê duyệt

--

10  năm

Ban KHTC

4

Thẩm định giá của cơ quan tài chính

--

10  năm

Ban KHTC

5

Hồ sơ yêu cầu

--

10  năm

Ban KHTC

6

Quyết định phê duyệt hồ sơ yêu cầu

--

10  năm

Ban KHTC

7

It nhất 03 hồ sơ dự thầu của nhà cung cấp

--

10  năm

Ban KHTC

8

Quyết định thành lập hội đồng xét chọn nhà cung cấp theo phương thức trào hành cạnh tranh

--

10  năm

Ban KHTC

9

Biên bản xét chọn nhà thầu

--

10  năm

Ban KHTC

10

Quyết định phê duyệt đơn vị cung cấp và giá trị trúng thầu

--

10  năm

Ban KHTC

11

Hợp đồng mua bán

--

10  năm

Ban KHTC

12

Bảo lãnh thực hiện hợp đồng và số tiền tạm ứng

--

10  năm

Ban KHTC

13

Hồ sơ bước 1 kèm theo

--

10  năm

Ban KHTC

14

Giấy rút dự toán hoặc ủy nhiệm chi

C2-02-NS

10  năm

Ban KHTC

Quy trình 1.5: Quy trình Thanh toán trường hợp giá trị mua sắm tài sản, vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị có giá trị từ 100 triệu đến 500 triệu đồng  (thanh toán tạm ứng hoặc thanh toán không qua tạm ứng)

NỘI DUNG:

TT

Trách nhiệm

Mô tả cách thức thực hiện

Thời gian

Biểu mẫu

1

1- Đơn vị mua sắm vật tư, thiết bị;
2- Ban CSVC;
3- Ban KHTC;
4- Ban Giám đốc.

Trường hợp thanh toán tạm ứng: Giấy thanh toán tạm ứng kèm theo hồ sơ thanh toán theo quy định gửi cho Ban KHTC. Hoá đơn tài chính phải ghi đầy đủ ngày tháng, số lượng, đơn giá từng loại vật tư, thiết bị mua kèm theo danh mục hàng hóa. Danh mục phải ghi rõ kèm theo số và ngày hóa đơn tài chính. Nếu danh mục có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai. Ban KHTC kiểm tra, rà soát trình Ban Giám đốc phê duyệt.

Thanh toán không qua tạm ứng: bao gồm hồ sơ như bước 1 mục b1 trên đây và kèm theo hồ sơ như thanh toán hoàn ứng.

Chậm nhất là 15 ngày sau khi kết thúc công việc mua sắm vật tư, thiết bị

 

2

 

Ban KHTC;

Ban Giám đốc

Hồ sơ thanh toán được gửi về Ban KHTC kiểm tra, rà soát và trình Ban Giám đốc kí thanh toán và làm thủ tục thanh toán với KBNN để chuyển tiền cho nhà cung cấp

Chậm nhất 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ

 

 BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

TT

Tên biểu mẫu

Mã số của

biểu mẫu

Thời gian

Lưu

Nơi lưu

1

Giấy thanh toán tạm ứng hoặc giấy đề nghị thanh toán

C37-HD

10  năm

Ban  KHTC

2

Hóa đơn tài chính và danh mục hàng hóa kèm theo (nếu có)

--

10  năm

Ban  KHTC

3

Phiếu bảo hành, CO, CQ (nếu có)

--

10  năm

Ban  KHTC

4

Biên bản bàn giao tài sản hoặc vật tư, thiết bị cho đơn vị sử dụng (nếu có);

C50-HD; 10/KTTC

10  năm

Ban  KHTC

5

Biên bản thanh lý hợp đồng

--

10  năm

Ban  KHTC

6

Phiếu nhập kho đối với hàng hoá phải nhập kho

C20-HD

10  năm

Ban  KHTC

7

Kèm theo hồ sơ bước 1 như mục b1 trên (với trường hợp thanh toán không qua tạm ứng)

--

10  năm

Ban  KHTC

8

Giấy đề nghị thanh toán của nhà cung cấp

--

10  năm

Ban  KHTC

9

Bảo lãnh bảo hành (nếu có)

--

10  năm

Ban  KHTC

10

Bảng kê chứng từ thanh toán, Cam kết chi

--

10  năm

Ban  KHTC

11

Giấy thanh toán tạm ứng kinh phí Kho bạc

--

10  năm

Ban  KHTC

12

Giấy rút dự toán hoặc Ủy nhiệm chi

C2-02-NS

10  năm

Ban  KHTC

13

Kèm theo hồ sơ bước 1

 

10  năm

Ban  KHTC

Các quy trình liên quan